Ce chapitre explique comment contacter facilement les bénévoles d’un service. Le système connaît les personnes qui sont active dans le service. Ceci facilite la communication en envoyant les infos uniquement aux personnes concernées.
- Sur un des services que vous aurez préalablement séléctionné, cliquez sur [Contacter les bénévoles]
Filtrer les destinataires
- L’option de statut permet de filtrer les destinataires selon si le bénévole à confirmé, pas confirmé et refusé de participer au service
- L’option de notification « Contacter tous les bénévoles » permet de forcer l’envoi de l’email ou du sms même si le bénévole s’est désinscrit aux emails
- L’option de ministère permet de filtrer les destinataires concernés par votre email ou sms
- Cliquez sur [Filter les bénévoles]
Détail de la fenêtre de sélection
- Cliquez sur [Envoyer un email] pour envoyer un email
- Cliquez sur [Envoyer un SMS] pour envoyer un SMS
- La liste des destinataires comprends des icônes avec une enveloppe si la personne peut être contactée par email et un téléphone si la personne peut-être contactée par sms. La croix rouge permet de supprimer la personne de la liste des destinataires de l’email ou du SMS en cours.
Préparation d’un email
Vous avez cliqué sur [Envoyer un email]
- Liste d’email prédéfinis ==> Permet de gagner du temps
- Sujet de l’email
- Barre d’outils pour la mise en page de l’email
- La liste des champs disponibles pour faire une fusion. Permet de personnaliser l’email par exemple avec l’exemple ci-dessus « Salut %firstname% » remplacera %firstname% par le prénom ou surnom du destinataire
- Corps du message email
- Attachement d’une pièce jointe si nécessaire
Préparation d’un SMS
Vous avez cliqué sur [Envoyer un SMS]
- La liste des champs disponible pour faire une fusion. Permet de personnaliser l’email par exemple avec l’exemple ci-dessus « %times% » remplacera %times% par l’heure du rendez-vous
- Corps du message SMS
- Indique le montant restant sur le compte d’envoi des SMS
Envoi
- Cliquez sur [Envoyer] pour envoyer votre email ou SMS
- Cliquez sur [Annuler] pour annuler
